سؤالات پرتکرار
● دستاورد پیرنگ برای دفتری که در حال حاضر از نرمافزار حسابداری یا اتوماسیون استفاده میکند، چیست؟
پیرنگ نرمافزار حسابداری یا فقط یک نرمافزار اتوماسیون اداری نیست. این نرمافزار تمامی مراحل ثبت، ارجاع، ترجمه، ارسال برای تأییدات و تحویل به مشتری را به همراه اطلاعات مالی مربوط به قبض و اطلاعات حضوروغیاب و ساعات عملکرد همکاران دفتر را بهصورت یکپارچه مدیریت مینماید به صورتی که با استفاده از این نرمافزار تا حد زیادی نیاز دفتر به استفاده از سایر نرمافزارها بهصورت جداگانه رفع شده و علاوه بر گزارشهای پیچیده مالی نظیر سود و زیان دفتر، تقریباً همه اطلاعات موردنیاز مدیریت مالی برای تنظیم اظهارنامه مالیاتی یا فهرست بیمه ماهانه، از گزارشهای پیرنگ قابل دریافت خواهد بود.
● استفاده از پیرنگ برای دفتری که در حال حاضر کارها را از طریق Google Drive یا DropBox به همکاران ارجاع میدهد، چه ارزشافزودهای خواهد داشت؟
این تنها یکی از امکانات پیرنگ است که همکاران دفتر نشانی پیوند پوشه حاوی اسناد در محیط ذخیرهسازی ابری (مانند google drive یا drop box) را به قبض پیوست نموده و هر کاربر به میزان دسترسی که به پیرنگ دارد، کارهای ارجاعی را از پیرنگ دریافت نموده و عملکرد خود را در آن ثبت مینماید.
● پرداخت هزینههای استفاده از پیرنگ برای دفاتر کوچک (حدود ۵۰ تا ۱۰۰ تراکنش در ماه)، چه توجیهی دارد؟
بنا به توصیه متخصصان امور مالی، بهترین نوع پرداخت هزینههای هر کسبوکار (از جمله دفاتر ترجمه رسمی)، پرداخت هزینه از درآمد است. به همین دلیل برای بهرهبرداری از پیرنگ نیازی به پرداخت هزینههای گزاف خرید و پشتیبانی آن نیست، بلکه هر دفتر تنها بخش کوچکی از درآمد هر قبض خود را به استفاده از پیرنگ تخصیص میدهد (درست مانند یک همکار که بهصورت درصدی اما با هزینهای بسیار کم با دفتر کار میکند). در این حالت هیچ تفاوتی بین دفاتر بزرگ یا کوچک نخواهد بود و هر دفتر با پرداخت کسر کوچکی از درآمد هر قبض میتواند از تمام مزایای پیرنگ بهصورت کامل استفاده کند. از سوی دیگر اگر بنا به هر دلیلی تعداد قبضهای یک دفتر کاهش یابد، طبیعتاً آن دفتر هزینه کمتری از بابت استفاده از پیرنگ پرداخت خواهد نمود که استفاده از این نرمافزار را از نظر مالی کاملاً توجیهپذیر مینماید.
● پیرنگ چه کمکی به کاهش هزینهها یا افزایش درآمدهای دفتر میکند؟
استفاده از پیرنگ بهصورت مستقیم در بهبود و ساماندهی عملکرد همکاران دفتر مؤثر بوده و بنا بر آمار موجود، دفاتر بهرهبردار پیرنگ بدون اضافهکردن همکاران، توانستهاند تا ۷۰% بیشتر از ظرفیت پیشین خود، کار انجام دهند که خود به معنی کاهش هزینه و افزایش درآمد است. از سوی دیگر باتوجهبه گزارشهای مدیریتی و آماری، مدیر دفتر و هر یک از همکاران میتوانند میزان عملکرد واقعی خود را ملاحظه نموده و بهبود دهند. بهصورت معمول در بدو استفاده از پیرنگ هر کسبوکار راندمانی حدود ۴۰% داشته است که پس از گذشت مدتزمان کوتاهی این راندمان با استفاده از پیرنگ حتماً افزایشیافته است.
● استفاده از پیرنگ برای دفاتری که در حال حاضر بهصورت دستی فاکتور صادر میکنند چه فایدهای دارد؟
بدیهی است استخراج گزارشهای عملکرد و سود و زیان در حالتی که قبوض بهصورت دستی ثبت میشوند، کاری بسیار سخت و پیچیده خواهد بود. درحالیکه استفاده از پیرنگ، مدیر دفتر را قادر میسازد، در زمانی کمتر از یک دقیقه تمامی محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد همکاران را در ماه گذشته انجام داده و حقالزحمه ایشان را پرداخت نماید. به همین صورت وی قادر خواهد بود از سود و زیان ماهانه دفتر خود، بر پایه اطلاعات حاصل از پردازش درآمدها و هزینههای واقعی ظرف چند ثانیه مطلع شود.
● در صورت استفاده از پیرنگ، چگونه امنیت اطلاعات و اسناد دفتر و مشتریان حفظ میشود؟
امنیت دسترسی به اطلاعات از سوی همکاران و حتی نرمافزار پیرنگ یکی از دغدغههای اصلی و بسیار مهم در طراحی این سامانه بوده است. در طراحی انجامشده هر یک از مترجمین صرفاً به کارهایی دسترسی دارند که به ایشان ارجاع شده و اجازه استفاده از فایلهای تصاویر اسناد آن کار روی فضای ذخیرهسازی ابری (مثل Google drive یا Dropbox) به ایشان داده شده است. از سوی دیگر باتوجهبه اینکه اسناد فایلهای تصاویر اسناد طبقهبندیشده در نظر گرفته شدهاند، پیرنگ به هیچ نحو به آنها دسترسی ندارد. همچنین گزارشهای و جزئیات مربوط به اطلاعات عملکرد دفاتر شامل اطلاعات قبوض، صورت سود و زیان یا حضوروغیاب همکاران، به صورتی امن تنها توسط مدیر دفتر قابل دستیابی بوده و سایر همکاران دفتر به این گزارشها دسترسی ندارند. چنانچه دفتر از هر نرمافزار دیگری در این زمینه استفاده کند، بهصورت طبیعی و تکنیکی امکان انتقال اطلاعات به هر سرور اینترنتی دیگری در حین کار یا انجام عملیات پشتیبانی وجود داشته و از این لحاظ هیچ تفاوتی بین پیرنگ و سایر نرمافزارها نیست. البته تدابیر امنیتی فنی بسیاری از سوی پیرنگ برای ارتقای امنیت در دسترسی به اطلاعات از طرق مختلف به کار گرفته شده که ذکر آنها در حوصله این مطلب نیست.
● اطلاعات قبوض و سوابق تغییرات آن تا چه زمانی در پیرنگ نگهداری میشوند؟
اطلاعات قبضها به صورت بلند مدت (پنجساله) در سامانه نگهداری میشوند و اطلاعات سوابق تغییرات اقلام اطلاعاتی سه ماه پس از پایانیافتن و تحویل مدارک مشتری نگهداری میشوند.
منظور از سوابق اینکه کار سوابق وقایعی است مانند اینکه کار در چه زمانی به چه کسی ارجاع شده یا مثلا سوابق پرداختهای مشتری (دقت کنید فقط سوابق و نه اطلاعات پرداخت). این اطلاعات برای کارهای پایانیافته به مدت سه ماه و برای قبضهای بایگانی شده (قبضهایی که پایانیافته شدهاند اما مشتری برای دریافت اسناد خود مراجعه نکرده است) تا یک سال پس از آخرین بروزرسانی کار نگهداری میشوند.
● هزینه تجهیزات سختافزاری و شبکهای برای استفاده از پیرنگ در یک دفتر کوچک یا متوسط چقدر است؟
برای بهرهبرداری از پیرنگ نیاز به هیچ تجهیزات سختافزاری و شبکهای بهعنوان Server در دفتر نیست و در نتیجه هزینههای گزاف خرید و پشتیبانی و نگهداری سختافزار و شبکه بهصورت کلی، صفر خواهند بود. البته چنانچه دفتر تمایل به نگهداری تصاویر اسناد و فایلهای ترجمهشده (علاوه بر فضای ذخیرهسازی ابری مانند Google drive) داشته باشد، میتواند یک سرور ارزانقیمت تهیه نموده و فایلهای موجود بر روی فضای ابری موردنظر را روی Hard disk آن سرور نیز ذخیره نموده یا بهاصطلاح Server را با فضای ذخیرهسازی ابری Sync. نماید.
● هزینه پشتیبانی نرمافزار پیرنگ چقدر است؟
پیرنگ هیچ هزینهای از بابت پشتیبانی، نگهداری و توسعه برای دفتر ندارد و در صورت اضافهشدن هر امکان و قابلیتی به نرمافزار، همه دفاتر بهصورت رایگان از امکانات جدید برخوردار خواهند بود.
● چگونه میتوان با استفاده از Google Drive (یا هر فضای ذخیرهسازی ابری) در پیرنگ ارتباط با همکاران را تسهیل کرد؟
استفاده از فضای ذخیرهسازی ابری (مانند Google Drive یا DropBox) علاوه بر افزایش ایمنی در نگهداری فایلهای مربوط به کارهای دفتر، در ارتقاء سطح امنیت دسترسی به اسناد مشتریان دفتر نیز مؤثر است. به عنوان مثال برای استفاده از Google Drive میتوانید مراحل زیر را انجام دهید.
– اگر به نام دفتر آدرس gmail ندارید، ابتدا لازم است یک Account کاربری در سایت google (مثلا از طریق gmail.com و به نام دفتر) بسازید.
– آنگاه روی ماشین Server دفتر (که محل نگهداری اسناد اسکنشده و فایلهای ترجمه است) یک Folder مثلا با نام works بسازید و کارها را به تفکیک شماره قبض در SubFolderهای آن قرار دهید. شما میتوانید این زیرشاخهها را به تفکیک سال (مثلا قبوض ۱۴۰۱ در یک زیرشاخه و ۱۴۰۲ در دیگری) یا از شماره تا شماره (مثلا هر ۱۰۰۰ شماره قبض) در SubFolderهایی دستهبندی نمایید.
– حال نسخه Desktop نرمافزار GoogleDrive را از سایت Google (اینجا) یا در صورت عدم دسترسی از سایت p30download.ir (اینجا) دریافت و بر روی Server نصب کنید. (برای آشنایی بیشتر با روش نصب و کارکرد این نرمافزار میتوانید به راهنماهای ویدئویی اینجا و اینجا مراجعه فرمایید.)
– آنگاه بر روی آیکون نرمافزار Google drive (احتمالا در بخش پایین سمت راست صفحه Windows میتوانید آن را بیابید) کلیک راست کنید و از بخش Setting=>Preferences انتخاب کنیدکه فایلهای شما به جای Drive در Folderی که آدرس آن را تعیین میکنید، ذخیره و با آن همگام (Sync) شود.
– حال در وبسایت drive.google.com بر روی شاخه works کلیک راست نموده و از گزینه Share دسترسی مورد نظر به فایلهای قبوض را به همکاران خود اعطا کنید.
– از این پس کافیست کاربر پذیرش دفتر، فایلهای مربوط به هر کار را اسکن نموده و در folderی با شماره قبض آن کار ذخیره نماید و آدرس آن folder را با کلیک راست روی آن از طریق گزینه Get link دریافت و در بخش “آدرس پوشه پیوستها” در اطلاعات کار ثبت شده قراردهد. در اینصورت مترجمینی که کار مورد نظر به ایشان ارجاع شده باشد، به راحتی از طریق کلیک بر روی گزینه “مشاهده پوشه پیوستها” در بالای هر کار میتوانند فایلهای اسکنشده آن کار را مشاهده نموده و فایلهای ترجمهشده خود را در همان folder ارسال نمایند.
– بدیهی است کاربران داخلی دفتر میتوانند به صورت مستقیم و از طریق شبکه داخلی به Server متصل شده و به ضمائم هر قبض دسترسی داشته باشند.
– از طرفی در صورت قطع همکاری هریک از همکاران با دفتر، کافیست دسترسی ایشان به شاخه works از طریق وبسایت google drive قطع یا remove شود.
– توجه کنید فضای پیشفرض Google Drive برای ذخیرهسازی فایلها 15GB است و شما میتوانید با هزینه ناچیزی از سایتهای ایرانی (مثلا اینجا) این فضا را به 100GB یا بیشتر ارتقاء دهید.
● آیا امکان استفاده محدود یا آزمایشی (Trial) از پیرنگ وجود دارد؟
پیرنگ از جمله نرمافزارهای یکپارچه سازمانی است که برای استفاده مؤثر از آن لازم است تمامی اعضاء دفتر شامل مدیر دفتر، همکاران پذیرش و مترجمین، تمامی عملیات خود را در آن ثبت کنند. به همین دلیل بر اساس تجارب موجود استفاده آزمایشی (Trial) از پیرنگ به صورتی که محدود به یکی دو کاربر باشد، در عمل باعث آشنایی همکاران دفتر با پیرنگ نخواهد شد. در مقابل، بر اساس تجربه و نظرسنجیهای انجامشده، مشاهده ویدئوی معرفی پیرنگ و کسب اطلاعات از تجربه واقعی کاربری پیرنگ از دفاتر بهرهبردار و رفع ابهامات از طریق تماس با مدیر سامانه برای آشنایی بیشتر با پیرنگ (به خصوص در زمان تصمیمگیری اولیه برای عضویت در پیرنگ) دید بهتری نسبت به این نرمافزار به مدیران ارجمند دفاتر داده و باعث میشود بتوانند با آگاهی بیشتری نسبت به عضویت در پیرنگ تصمیم بگیرند. از سوی دیگر با شروع عضویت دفتر در پیرنگ، تعدادی تراکنش آزمایشی برای آشنایی همکاران دفتر به صورت رایگان به اعتبار دفتر افزوده میگردد که همکاران دفتر بتوانند به صورت آزمایشی با امکانات مختلف پیرنگ آشنا شده و بهترین استفاده را از آن در جهت ساماندهی امور دفتر بنمایند.